Tudo sobre Gestão de Projetos
Falar sobre gestão de projetos é uma realidade na maioria dos ambientes comerciais, ou pelo menos deveria ser. Isso porque são os projetos que viabilizam que as vendas sejam realizadas de forma ordenada e de maneira a levar o negócio ao objetivo de ser sustentável e lucrativo.
Vale lembrar, antes de mais nada, que é considerado um projeto com todo um conjunto de atividades, em geral realizados por um conjunto de pessoas, que resultam em um produto ou serviço específico. Sendo assim, qualquer empresa possui no seu dia a dia um, ou mais projetos a serem executados.
A partir daí, a gestão de projetos atua na forma de fazer com que essas tarefas ocorram de maneira ordenada e sempre cumprindo uma série de requisitos. Dito isso, neste artigo explicaremos um pouco mais a fundo a gestão de projetos como um todo e ainda mostraremos como a tecnologia pode auxiliar nessa importante tarefa.
O que é gestão de projetos?
Em linhas gerais, a gestão de projetos é a aplicação de uma série de conhecimentos, técnicas e expertises voltadas à conclusão dos projetos em questão sob uma ótica mais estratégica.
Ou seja, é na gestão de projetos que são definidos os processos ideais para que o projeto ocorra de maneira a atender prazos e quantidades, otimizar a utilização de recursos humanos e materiais, dentre outros fatores. E o mais importante é que tudo isso deve ser feito sem perder o foco na qualidade do produto ou serviço prestado. Esta é a fase de planejamento do projeto.
Além disso, é parte do gerenciamento o acompanhamento do projeto de maneira a validar o planejamento e estar atento a possíveis falhas que possam interferir no resultado final. Desta forma, o gestor pode identificar o problema e resolvê-lo antes mesmo de se tornar algo grande demais.
Por fim, com a entrega do projeto, são avaliados o planejamento e a execução das tarefas de maneira a encontrar possíveis pontos de melhoria e validar tudo que deu certo para que seja replicado em projetos futuros.
Metodologias para gestão de projetos
Para realizar a gestão de projetos com eficiência foram criadas uma série de metodologias das quais cada empresa ou setor escolhe aquele que melhor se adéqua aos seus processos. Veja a seguir algumas das principais metodologias:
- Waterfall: esta é a metodologia de mais fácil compreensão e implica na execução das etapas de maneira sequencial e lógica, ou seja, uma tarefa só começa quando a etapa anterior foi concluída. Em geral, é uma metodologia pouco flexível e muito passível de grandes problemas com prazos, já que caso alguma etapa trave, todas as demais ficam paradas;
- Caminho Crítico: seguindo um princípio parecido ao do item anterior, neste caso, o gestor deve priorizar as tarefas que não podem ficar travadas para que não afete o projeto como um todo. Esta metodologia depende muito da visão do gestor e não compreende o fato de que mais de uma etapa podem encontrar problemas ao mesmo tempo;
- Scrum: esta metodologia costuma funcionar melhor em projetos maiores e mais longos, isso porque sua essência está em trabalhar com pequenos objetivos, sem necessariamente focar no projeto final. Ao final de cada pequena entrega, a equipe se reúne e alinha os próximos passos em busca do resultado final;
- Gestão de qualidade: nesta metodologia o foco está na padronização das entregas focadas sempre na qualidade do produto ou serviço. Em geral, esta metodologia considera fatores como foco no cliente, envolvimento das pessoas, deixar os processos interligados, melhorias contínuas, dentre outros;
- Project ModelCanvas: essa metodologia é bem simples e faz o uso de post-its e folha de papel. A ideia é que uma equipe multidisciplinar seja capaz de criar um plano para um projeto simples, curto e direto respondendo 6 perguntas (por que, o que, quem, como, quando e quanto).
Ferramentas para gerenciamento de projetos
Além de metodologias, para uma gestão de projetos eficiente, é necessário que se conte também com ferramentas auxiliares. Aqui falaremos em específico de Software de Gestão Empresarial, também conhecido como ERP.
Esse tipo de sistema automatiza todos os processos incluídos em um projeto possibilitando maior controle e acompanhamento por parte dos gestores e até mesmo dos colaboradores envolvidos nas etapas.
Como regra, o sistema integra as áreas da empresa possibilitando não apenas o acompanhamento do processo produtivo mas também de etapas como vendas, faturamento, sucesso do cliente e assim por diante. Ele atua de maneira a cada colaborador ser capaz de identificar o status do projeto para que, assim, saiba sua responsabilidade no todo.
Já no que diz respeito à gestão de projetos em si, o sistema possui uma série de relatórios gerenciais que permitem aos gestores o acompanhamento em tempo real do projeto de maneira a identificar gargalos, verificar e validar a capacidade produtiva da empresa, a produtividade individual de cada colaborador, os custos de produção e assim por diante.
Por fim, o Software permite aos gestores o acompanhamento de outras áreas da empresa que de alguma forma estão correlacionadas ao projeto, ou seja, se fazem necessárias para a entrega ainda que não atuem diretamente no projeto, como é o caso dos Recursos Humanos, Setor Contábil e Fiscal e assim por diante.
Bom, esperamos que o conceito de gestão de projetos, bem como algumas de suas metodologias tenham sido esclarecidas ao ponto de você conseguir começar a aplicar no seu negócio. E se, para isso, você precisar de ajuda quanto ao software de gestão empresarial, fale conosco. Nossos especialistas vão te ajudar a colocar o seu projeto alinhado ao sistema.
