Automação de processos gerenciais, como isso pode salvar a sua empresa?
Entender e colocar em prática a automação dos processos gerenciais deve ser regra para os empresários e gestores de empresas de todos os tipos e nichos que estão sempre em busca de novas saídas e soluções que possam manter seus negócios na ativa à níveis saudáveis e até mesmo, quem sabe, alcançar algum crescimento.
Automatizar o trabalho é fundamental para o crescimento já que ele impacta diretamente no aumento da produtividade, na redução dos riscos, na diminuição dos erros, na redução dos custos e em muitos outros pontos. Veja, não importa o tamanho da empresa ou o seu ramo de atuação, se ela oferece produtos ou serviços, o fato é que qualquer negócio é feito de processos…e quando bem definidos e executados, eles podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de um negócio.
Justamente pensando em ajudar neste quesito, decidimos fazer este artigo onde explicaremos o conceito de automação de processos e mostraremos como a tecnologia chega como uma grande aliada neste recurso, além de listarmos alguns benefícios da prática.
Acompanhe.
Sobre a automação de processos gerenciais
A automação de processos gerenciais nada mais é que usar a tecnologia como uma ferramenta auxiliar na gerência das tarefas gerenciais do dia a dia de uma empresa. Em outras palavras, trata-se da eliminação das inúmeras planilhas e arquivos com os quais muitas vezes os gestores e colaboradores são obrigados à lidar.
Sendo assim, tarefas como todo o controle financeiro e fiscal do negócio, o gerenciamento das vendas e das comissões da equipe comercial, a gestão do estoque, da logística e de todo processo interno que precisa, de alguma forma, de acompanhamento, passa a ser realizado através de tecnologias que otimizam o trabalho e dão mais assertividade para a gestão como um todo.
Por que automatizar os processos?
Para se ter uma ideia do quanto a automação de processos gerenciais pode ajudar nos resultados de uma empresa, listamos aqui alguns dos principais benefícios de contar com ferramentas que atuem nesta tarefa. Veja:
Redução de custos: para exemplificar a redução de custos falaremos especificamente sobre setores como o estoque e a logística. Contar com a automação dos processos faz com que o gestor tenha ferramentas que identificam movimentações desnecessárias de equipamentos e de colaboradores e impede que o estoque fique cheio demais (algo que representa dinheiro parado), ou vazio demais (o que pode impactar na qualidade do atendimento ao cliente e na entrega de produtos e serviços). E essa lógica segue para os demais setores…
Monitoramento de desempenho: a ferramenta, exatamente por gerenciar a empresa como um todo, possibilita aos gestores o pleno conhecimento sobre a produtividade de cada um de seus colaboradores e setores através das suas interações como o sistema. Desta forma, o gestor consegue trabalhar em planejamentos e previsões quanto à capacidade produtiva do negócio.
Diminuição dos erros: conforme falamos, o sistema tende a diminuir os erros nos processos da empresa. Isso acontece porque normalmente os sistemas são integrados e permitem a comunicação entre os setores, sendo assim, uma informação não precisa mais ser lançada diversas vezes. Ou seja, além de diminuir as chances de erros ainda diminui o retrabalho.
Identificação de gargalos: outro ponto tido como um grande benefício da automação dos processos gerenciais é que ele permite aos gestores a identificação de possíveis problemas nos processos internos. Sendo assim, consegue verificar em qual das etapas o trabalho está “travando” e, assim, traçar estratégias para resolver a questão.
Tomada de decisões mais assertivas: todos os itens que citamos aqui são baseados em decisões por parte dos gestores e empresários e, neste quesito, a automação dos processos tem como um dos, se não, o maior benefício, seus relatórios gerenciais. Uma vez automatizadas as tarefas, o sistema é capaz de oferecer dados em tempo real para que os gestores consigam os insumos necessários para que estratégias e planos de ação sejam traçados de maneira mais eficiente.
Qual tecnologia utilizar?
Bom, falamos bastante sobre a importância e os benefícios da automação de processos gerenciais e que isso só é possível graças ao apoio de ferramentas tecnológicas. Sendo assim, devemos dizer que a melhor maneira de gerenciar a empresa como um todo é com a utilização de um Sistema de Gestão Integrado.
Sistemas desse tipo são capazes de fazer o gerenciamento todo da empresa e abordar todos os pontos que citamos até aqui. Além disso, atende ainda tarefas relacionadas à emissão de Nota Fiscal Eletrônica, compras, controle de produção, folha de pagamento, gestão de Recursos Humanos, fluxo de caixa, SPED Fiscal, controle de fornecedores, relacionamento com o cliente, gerenciamento de contas bancárias e assim por diante.
Sendo assim, a automação de processos gerenciais permite que os gestores fiquem livres de tarefas mais mecânicas e que não agregam tanto valor ao negócio em si e, assim, possam se dedicar à estratégia e modelo de negócio das suas empresas.
Agora, um fator de extrema importância em tudo que falamos até aqui e que é fundamental contar com um sistema que seja totalmente aderente ao seu modelo de negócio e que a fornecedora do sistema tenha experiência com seu nicho de atuação. Isso permite que o sistema se adapte aos seus processos de maneira nativa. Além disso, caso exista a necessidade de possíveis customizações, elas sejam realizadas de maneira mais funcional e evitando problemas futuros.
Bom, esperamos que essa leitura tenha facilitado sua compreensão quanto à necessidade da automação de processos gerenciais, entretanto, caso ainda tenha alguma dúvida, deixe aqui seu comentário. Agora, se quiser mais informações sobre os sistemas e como eles podem te ajudar no gerenciamento do seu negócio, fale conosco.
